Das Erstellen einer guten PowerPoint-Präsentation für Fachtrainings, braucht Zeit. Wer sich mit dem Programm auseinandergesetzt hat und gut auskennt, ist effizienter und kreativer. Nachfolgend unsere 7 Profi-Tipps.
Tipp 1: Das Übernahme-Chaos aufräumen
Wollen wir das Layout einer fremden Präsentation anpassen, stoßen wir oft an Grenzen. Formate, Schriften, Abstände, kaum etwas passt. Um einen guten Anfang zu finden, sollten wir erst mal „klar Schiff“ machen:
- Alle Folien markieren und unter dem Registerpunkt Start -> Folien den Befehl zurücksetzen wählen.
Damit gehören überschriebene Textformate oder Größenänderungen an den Platzhaltern der Vergangenheit an. Wenn nur die Zeichenformate überschrieben wurden, können wir alternativ das Tastenkürzel strg + Leertaste verwenden. Es setzt die Zeichenformatierung auf den Standard der Folien zurück.
Tipp 2: Größenanpassungen vermeiden
Das folgende Problem kann von Programm-Einstellungen verursacht werden: Der eingegebene Text passt nicht mehr in den Platzhalter und der Schriftgrad wird kleiner. Dadurch wirkt die Präsentation nicht mehr harmonisch, zum Beispiel haben Folien-Titel dann verschiedene Größen. Wir können diese automatische Anpassung verhindern:
- Datei -> Optionen -> Dokumentenprüfung -> Autokorrektur-Optionen (rechts).
- Jetzt holen wir im Dialog Autokorrektur die Registerkarte Auto-Format während der Eingabe nach vorne.
- Im Bereich unten, während der Eingabe, deaktivieren wir die beiden unteren Kontrollkästchen, zum Anpassen des Textes an die Platzhalter.
Ähnliches können wir auch mit einem Textfeld erleben, welches zu viel Text „schlucken“ muss. Der Text wird dann automatisch in eine kleinere Schriftgröße gesetzt. So können wir es ändern:
- Mit der rechten Maustaste auf das Textfeld klicken und Form formatieren wählen.
- Nun erscheint ein Aufgabenbereich am rechten Rand. Hier wählen wir das letzte Symbol Größe und Eigenschaften.
- Dann klicken wir auf Textfeld und entscheiden uns für eine andere Option als die voreingestellte: Text bei Überlauf verkleinern.
Tipp 3: Das Übernehmen von Tabellen
In den Tabellentools finden wir weitere Gestaltungsmöglichkeiten für Füllungen oder Rahmen. Außerdem finden wir hier Effekte wie Abschrägungen, Schatten oder Spiegelungen.
In der Gruppe Optionen für Tabellenformat können wir beispielsweise festlegen, ob die Tabelle eine hervorgehobene Überschriftenzeile hat oder ob die erste Spalte anders gestaltet wird. Auf dem Register Tabellentools -> Layout steckt ebenso viel Potenzial: Die Zellbegrenzungen und die Form der Textrichtung innerhalb der Zellen, um den Tabellen eine besondere Form zu geben.
Tipp 4: Bildbearbeitung
Wenn uns Bilder zu bunt sind, können wir sie anders färben
- Unter dem Register Bildtools -> Anpassen -> Farbe finden wir die Befehle dazu.
- Wir können zum Beispiel Graustufe auswählen, um aus einem Farbbild ein schwarz-weißes Bild zu machen.
- Wenn wir uns für die Variante Sepia entscheiden, wirkt unser Bild antik.
- Der Befehl weitere Varianten, unten im Dialogfeld, bietet uns noch mehr Farben.
Wir können eine Grafik auch individuell verändern:
- Das Bild markieren und es in die Zwischenablage kopieren.
- Nun eine passende Autoform aufziehen und die Kontur entfernen.
- Unter dem Register Zeichentools -> Format -> Formenarten auf den Programmstarter-Pfeil in der unteren rechten Ecke klicken. Rechts am Rand erscheint der Aufgabenbereich Grafik formatieren.
- Auf das erste Symbol, den Farbeimer, klicken.
- Unter Füllung den Punkt Bild- oder Texturfüllung wählen.
- Indem wir auf die entsprechende Schaltfläche klicken, können wir das Bild aus der Zwischenablage einfügen.
- Anschließend noch die Transparenz verändern, bis das Bild zur Gestaltungsidee passt.
PowerPoint beherrscht nicht nur das Zuschneiden von Bildern, sondern auch das Freistellen des Hauptmotivs von einem Hintergrund. Die Befehle finden wir auf dem Register Bildtools -> Größe -> Zuschneiden beziehungsweise Anpassen -> Freistellen. PowerPoint merkt sich dabei die Bearbeitungsstellen und kann die Grafik so wieder in den Ursprungszustand versetzen.
Allerdings kostet es Speicherplatz und vergrößert die Datei. Möchten wir diese verkleinern, aktivieren wir, im Abschnitt Bildgröße und -Qualität, unter Datei -> Optionen -> Erweitert, das Kontrollkästchen Bildbearbeitungsdaten verwerten. Damit wir auf der sicheren Seite sind, sollten wie uns zuvor eine extra Bearbeitungskopie abspeichern.
Tipp 5: Stimmige Farbwelten
Zu viele Farben auf einer Folie wirken unprofessionell. Eine Regel besagt, dass wir nicht mehr als drei Farben verwenden sollten. Schwarz, Grau und Weiß zählen dabei übrigens nicht mit, es bleibt also viel Gestaltungsfreiraum.
Wenn wir Farben aus dem Folien-Design aufgreifen, wirkt die Präsentation besonders stimmig. Dafür bietet uns PowerPoint, mit der Pipette, ein eigenes Werkzeug an. Dazu nehmen wir an beliebiger Stelle eine Farbe auf und übertragen diese auf andere Elemente wie etwa Rahmen, Schriften oder Füllungen.
Wir haben ein Bild mit einem Rahmen versehen, zum Beispiel über die Bildformatvorlagen. Anstatt des dunklen oder weißen Randes soll der Rahmen eine Farbe aus dem Bild erhalten:
- Dazu markieren wir das Bild und klicken auf Bildtools -> Format -> Bildformatvorlagen -> Bildrahmen. Unten können wir die Pipette auswählen.
- Jetzt können wir mit dem veränderten Mauszeiger auf eine farblich passende Stelle im Bild zeigen.
- Der Kasten-Anhang an der Pipette verfärbt sich und einen Moment später erscheinen Zahlen, die RGB-Farbenwerte.
- Per Klick die ausgewählte Farbe zuweisen. Auch Farben außerhalb der Folie lassen sich auf diese Weise aufnehmen: Sobald die Pipette erscheint, die linke Maustaste festhalten und die Maus auf die gewünschte Farbfläche irgendwo auf die gewünschte Farbe des Bildschirms ziehen.
- Die Maustaste loslassen und die Farbe wird zugewiesen.
Dem Befehl Pipette begegnen wir an verschiedenen Stellen, beispielsweise für Schriftfarbe, Rahmen, Füllungen, Bilder, Autoformen oder Tabellen.
Tipp 6: Einfaches Anordnen und Platzieren
Neben dem vollautomatischen Ausrichten über Bildtools -> Format -> Anordnen und ausrichten gibt es weitere Hilfen. Die intelligenten Ausrichtungslinien sind hilfreich – sie erscheinen, wenn wir eine Grafik verschieben. In Form von gestrichelten Linien tauchen sie auf, sobald Bilder oder Formen zum Beispiel genau auf einer Linie liegen. Falls Ausrichtungslinien nicht erscheinen, können wir die Einstellungen überprüfen:
- Datei -> Optionen -> Erweitert. Im Abschnitt Ausschneiden -> Kopieren und einfügen muss das erste Kontrollkästchen aktiviert sein.
Wenn wir gerne mit fixen Linien arbeiten, können wir diese über Ansicht -> Anzeigen -> Gitternetzlinien einblenden. Jetzt bildet sich ein Raster auf der Folie, an dem sich ganz einfach Elemente platzieren lassen.
Im Kontextmenü sehen wir den Befehl Raster- und Führungslinien wenn wir mit der rechten Maustaste auf eine Folie klicken. Wenn wir auf den Pfeil dahinter zeigen, blenden wir beispielsweise die Führungslinien ein. Nun wird eine Art Fadenkreuz auf der Folie sichtbar. Wir können das Fadenkreuz um einige vertikale oder horizontale Linien erweitern und diese mit der Maus an die gewünschte Stelle ziehen. Alternativ können wir eine Führungslinie markieren diese duplizieren, indem wir die STRG-Taste halten und mit der linken Maustaste die Linie an den neuen Ort ziehen. Wir können beliebig viele Führungslinien einfügen.
Möchten wir zwischen zwei Objekten die Abstände messen, halten wir die Umschalttaste fest und verschieben die Führungslinie zum nächsten Objekt. Die Zentimeterangaben erscheinen in einem Infokästchen.
Tipp 7: Verschiedene Formen einfügen
Auch Autoformen gehören zum Standard-Repertoire von PowerPoint – daraus lassen sich individuelle Formen erzeugen. Die Funktion liegt seit kurzem auf dem Register Bildtools -> Format -> Formen einfügen -> Formen zusammenführen. Sobald mehrere Formen markiert sind, ist sie einsatzbereit. Zum Beispiel lassen sich durch das Vereinigen mehrerer, übereinandergelegter Formen wie Rechteck, Trapez und Pfeile Figuren bilden, die anschließend beliebig dupliziert, gefärbt und skaliert werden können. Subtrahieren, Kombinieren, Einzel- oder Schnittmengenbildung der Formen stehen zur Wahl.
Das Ergebnis hängt teils davon ab, welche Form zuerst markiert wurde. Probehalber können wir auf einer Folie einen Kreis und ein Dreieck übereinander setzen. Hierfür markieren wir erst den Kreis, dann das Dreieck und wählen den Befehl Subtrahieren. Das Ergebnis: ein Kreis, aus dem die Spitze des Dreiecks herausgeschnitten ist. Das Ganze können wir auch andersherum versuchen: Wir erhalten ein Dreieck, das statt der Spitze oben eine Mulde aufweist.
Wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!
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